Una de las obligaciones mercantiles que tiene que cumplir una empresa, cuando ejecuta el cierre de un ejercicio fiscal, es el depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
Por ello, te ofrecemos en este post todos los conceptos claves que debes saber para depositar las Cuentas Anuales y legalizar los libros contables de tu empresa.
¿Qué son las Cuentas Anuales?
Las Cuentas anuales son aquellas que cualquier empresa debe presentar de forma anual ante el Registro Mercantil, con el fin de inscribirse y publicarse.
Su elaboración es un proceso interno de contabilidad de cada pyme, normalmente comienza con el fin del año contable, y, habitualmente tiene una duración de tres meses.
Además, estas cuentas deben cumplir con los parámetros del Plan General de Contabilidad, de modo que se puedan comparar y evaluar.
Registro Mercantil
El Registro Mercantil es una Administración pública que tiene como objeto inscribir los actos relacionados con las sociedades mercantiles y sus administradores.
El objeto principal del Registro Mercantil es servir como instrumento de publicidad, ya que es donde las sociedades tienes que presentar y depositar las cuentas anuales de su ejercicio.
Por tanto, en los registros se toma acta de creación de una sociedad y sus modificaciones estatuarias, como son la ampliación de capital, absorciones, cambio de administradores y depósito de cuentas anuales.
Legalizar los libros contables
La legalización de los libros contables significa cerrar la contabilidad de una empresa, con el fin de no realizar ninguna modificación de forma posterior.
Es una acción obligatoria para todos los empresarios que llevan una contabilidad que se ajuste al Código de Comercio.
Los libros que se deben legalizar son:
- Libro de inventario y Cuentas Anuales.
- Libro Diario.
- Libro de Actas de las Juntas y Órganos Colegiados.
- Libro de socios o acciones nominativas.
- Libro de contratos entre el socio único y la sociedad.
¿Cómo depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?
Para poder realizar el depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil, hay que cumplimentar la solicitud de presentación, en la cual, se identifica a la entidad y se relacionan todos los documentos que acompañamos a la misma.
Entre la documentación que hay que presentar para inscribir las Cuentas Anuales están:
- Datos identificativos de la empresa.
- CNAE o actividad económica.
- Número de personas asalariadas, diferenciando entre fijos y no fijos, y entre hombre y mujeres.
- Fecha de inicio y cierre del ejercicio.
- Distribución del resultado económico.
- Información sobre el periodo medio de pago a a proveedores.
Calendario para depositar las cuentas anuales
El calendario para depositar las Cuentas Anuales es el siguiente:
Elaboración de las cuentas anuales: en los tres meses posteriores al cierre. Es decir, como máximo hasta el 31 de marzo del año siguiente.
Aprobación de las cuentas anuales: se hará dentro de los seis primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio. Es decir, como máximo hasta el 30 de junio del año siguiente.
Depósito de las cuentas anuales: un mes desde la fecha de la aprobación de las cuentas anuales coincidiendo el día final del plazo con el último día del mes siguiente al que se hayan aprobado. Por ejemplo, para cuentas aprobadas el 2 de junio, el final del plazo será el 31 de julio.
A continuación, os mostramos los documentos que hay que elaborar para presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil:
Documentos necesarios para el depósito de Cuentas Anuales
Declaración de Titularidad Real
Con la declaración de identificación del titular real se conoce a las personas físicas que tienen un porcentaje de participación en la sociedad superior al 25%, además hay que indicar quiénes son los administradores o responsables de la dirección de la sociedad.
También, se identifican las sociedades intervinientes en la cadena de control.
Certificación de aprobación de Cuentas Anuales
La Certificación es un documento que recoge la fecha en la que se reúne la Junta General y todos los asistentes, en el cual se especifican los acuerdos adoptados y la aplicación del resultado económico obtenido.
Balance de situación
El balance de situación es el reflejo del patrimonio de la empresa en un momento determinado, generalmente, a final del ejercicio.
En él se recogen los activos, pasivos y patrimonio neto, además hay que distinguir dentro del activo y pasivo, el corriente (a corto plazo) y el no corriente (a largo plazo).
Cuentas de Pérdidas y Ganancias
Este documento recoge todas las partidas de ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio, además debe incluir los siguientes resultados:
- Resultado de explotación.
- Resultado financiero.
- Resultado antes de impuestos.
- Resultado del ejercicio.
¿Cómo se elaboran las Cuentas Anuales?
Los documentos que forman parte de las Cuentas Anuales deben redactarse de forma clara y precisa, ofreciendo una imagen fiel de la situación financiera de la empresa.
Además, debe aprobarse en Junta de Accionistas, para posteriormente, depositarlas en el Registro Mercantil.
La presentación de estos documentos puede realizarse por las siguientes vías:
- En soporte papel para presentarlas presencialmente en el Registro Mercantil de la localidad a la que pertenezca la sociedad.
- Por vía electrónica o digital, por ejemplo, en CD o USB.
- De forma telemática.
Ahora ya conoces la importancia de las Cuentas Anuales de una sociedad, ya que son una herramienta efectiva para verificar la salud financiera de un negocio.
