Una de las claves del éxito de una pyme radica en el control de su situación financiera. La falta de planificación es una de las principales causas su fracaso, sobre todo, por incurrir en gastos recurrentes sin tener garantías de ingresos.
De ahí, que la contabilidad de una pyme sea tan importante, ya que, es el registro de todas y cada una de las operaciones económicas que realiza una empresa para mantener esa información ordenada y agrupada, con el fin de analizar cada una de las cuentas contables y conocer la situación financiera en todo momento.
Por tanto, la contabilidad tiene como principal objetivo ofrecer un cuadro de mando real de los beneficios y pérdidas de la pyme para proyectar estrategias a medio o largo plazo que generen un crecimiento empresarial.
Como ha quedado demostrado, el hecho de tener elaborado un plan de negocio estructurado, no exime a una empresa de cometer errores en su contabilidad.
La falta de colaboración entre los diferentes departamentos o las tareas administrativas repetitivas que exigen mucho tiempo de dedicación, pueden provocar dificultades para obtener una buena gestión diaria.
Por ello, para evitar los problemas más habituales en la contabilidad, debes identificarlos previamente, sobre todo los que afecten a la rentabilidad y al rendimiento de la pyme.
¿Cuáles son los tres errores más comunes en la gestión financiera en las pymes?
1.- Ineficiente gestión del flujo de caja.
Esta situación ocurre cuando se prioriza el cumplimiento legal y tributario de las declaraciones, en vez de centrase en la búsqueda de nuevas estrategias que impulsen la rentabilidad del negocio.
Las maneras de solventar esta deficiencia son:
- Controlar la liquidez: es importante mantener una reserva efectiva que esté disponible de forma inmediata, para hacer frente a cualquier incidencia, además de aprovechar cualquier oportunidad de negocio que pueda surgir.
- Diferenciar entre los ingresos y beneficios: es importante calcular el margen de beneficio de cada cliente, producto y segmento de mercado, con el fin de implementar las medidas de expansión adecuadas.
- Los proveedores pueden ayudarte a la financiación: el hecho de negociar las condiciones de pago con los proveedores puede evitar tener que solicitar crédito financiero ante circunstancias complejas.
2.- Deficiente comunicación entre los departamentos de una pyme
Este problema es más común de lo que parece, ya que, mantener una comunicación fluida y coordinada solo se dará si existe una cultura corporativa adecuada, además de contar con una tecnología necesaria para llevar a cabo sus principios teóricos.
¿Cómo impulsar esta colaboración inter-departamental?
- La pyme debe disponer de herramientas tecnológicas que faciliten el intercambio y el accedo de información.
- Delegar funciones proporciona tiempo para la búsqueda de funciones más estratégicas.
- El uso de soluciones ERP (software contable) que agilicen los procesos aportando valor sin restar tiempo a los demás.
3.- Ladrones de tiempo: tareas que no aportan valor, pero demandan mucho tiempo
Gran parte de las tareas diarias a las que se enfrenta una pyme aportan poco valor, pero, sin embargo, restarán demasiado tiempo, de ahí, que se deban priorizar o incluso posponer alguna de ellas.
Las formas de evitar perder tiempo durante la gestión de una empresa son:
- Automatizar todas las tareas posibles, de manera que el tiempo ahorrado se pueda dedicar a analizar datos o identificar escenarios a futuro que optimicen los procesos operativos del negocio, como, por ejemplo, la emisión de facturas, asientos contables, calcular amortizaciones, etc.
- La tecnología para acceder a los datos debe ser sencilla e intuitiva, ya que, en caso contrario podría robarnos mucho tiempo de la pyme.
- Es imprescindible que el ERP utilizado incluya funciones analíticas, ya que, permiten acceder a los datos descifrando la información que encierran desde su origen.
Conclusiones
Llevar la contabilidad de una pyme o empresa puede resultar una tarea difícil cuando no se cuenta con las herramientas y conocimientos necesarias para hacerlo, por ello, es imprescindible que las pymes se informen de los errores más comunes que se cometen en las tareas administrativas contables, y busquen soluciones en función del control del gasto, optimización de procesos y evitar riesgos futuros.
En la actualidad, muchas pymes ya trabajan con software de gestión de negocio que llevan su contabilidad por internet, de manera que automatizan sus tareas y obtienen datos claves de su negocio en tiempo real.
Con ello, se consigue controlar el negocio siendo más eficiente en la gestión de la contabilidad, y evitando los erros más comunes que cometen habitualmente las pymes.
