En una pyme toda información es valiosa y se guarda celosamente con el fin de mantener la mayor ventaja competitiva posible. Sin embargo, no todo puede ser secreto porque hay datos que legalmente estamos obligados a presentar.
Una duda frecuente a este respecto es si las cuentas anuales también deben presentarse en el registro mercantil o incluso el procedimiento para hacerlo. Te resolvemos estas consultas a continuación.
¿Es obligatorio presentar las cuentas anuales en el registro mercantil?
El Ministerio de Industria, Comercio y Turismo del Gobierno de España no deja muchas dudas al respecto de esta cuestión:
Para que cualquier persona pueda acceder a la información contable de la empresa, «se establece la obligación de hacer públicas las cuentas anuales de las sociedades mediante su depósito en el Registro Mercantil Provincial.«
Por tanto, es obligatorio presentar las cuentas anuales en el registro mercantil y con ello nos referimos a lo siguiente:
- Balance.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria.
¿Quién está obligado a presentar sus cuentas anuales?
Esta obligación legal de presentar las cuentas anuales no afecta en realidad a todo el mundo. En concreto deben asumirlo las siguientes empresas:
- Sociedades anónimas.
- Sociedades limitadas.
- Sociedades extranjeras, que tengan sucursal en España.
- Fondos de pensiones.
- Sociedades comanditarias.
Por tanto, si eres un empresario individual no estás obligado a presentar tus cuentas anuales en el registro mercantil.
¿Cómo presentar las cuentas anuales en el registro mercantil?
Las cuentas anuales se presentan en el registro mercantil de la misma provincia en la que se tenga el domicilio fiscal. No obstante, en la actualidad es posible también aprovechar la plataforma online del Colegio de Registradores.
Hay un plazo máximo de presentación de la documentación necesaria, que es de siete meses desde el cierre del ejercicio social.
Respecto a la documentación que tendrá que presentarse, es la siguiente:
- Modelo normalizado de cuentas anuales, incluyendo autocartera e información medioambiental.
- Instancia de presentación por triplicado.
- Certificado del acta de la Junta General de socios, si es aplicable.
- Justificante del pago bancario del depósito.
Consejos sobre la presentación de cuentas anuales
A pesar de parecer un simple trámite, la presentación de cuentas anuales en el registro mercantil tiene una gran importancia.
Para empezar, porque estamos hablando de un requisito legal que casi todas las empresas deben cumplir. Si se supera el plazo de presentación sin que hayamos realizado el proceso, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer una sanción económica que va desde 1.200 euros hasta 60.000 euros. En algunos casos de grandes empresas que no han realizado la presentación de cuentas, la multa puede ascender a los 300.000 euros.
Pasado este plazo, sigues teniendo la obligación legal de presentar las cuentas anuales así que, si llega a transcurrir un año, se procede al cierre provisional de la hoja registral.
¿Qué significa esta acción? Pues que no será posible inscribir ningún documento adicional en el registro hasta que se subsane la situación o por situaciones excepcionales (cese o dimisión de directores o gerentes, renuncia de poderes, disolución de la sociedad y similares).
Estas son consecuencias administrativas, pero hay otras más a tener en cuenta. Por ejemplo, la mala imagen que puedes ofrecer a bancos y proveedores, sobre todo en relación a análisis de riesgos.
El perfil financiero de la empresa se verá afectado y el crédito disponible se reducirá o incluso se rechazará. Esto también afectará a las entidades de crédito y caución que, al no disponer de información para el análisis de la compañía, lo más seguro es que denieguen todo tipo de crédito.
Pero igual que no presentar las cuentas anuales en el registro mercantil tiene consecuencias negativas, hacerlo puede traer beneficios para la empresa.
Por ejemplo, se pueden identificar algunos errores. La subsanación de defectos en las cuentas anuales no conlleva sanción (aunque los honorarios pueden tener un pequeño sobrecoste) y permite corregir información financiera que ayudará a la empresa a afrontar con más acierto cualquier operación que afecte a la contabilidad.
Por descontado, presentar las cuentas anuales de forma correcta permite a los proveedores y a las empresas de crédito contar con información fiable y contrastada sobre la compañía. Esto hace mucho más fácil conseguir un crédito y otorga una ventaja competitiva clave respecto a aquellas empresas que no presenten sus cuentas de la forma adecuada y dentro de plazo.
