Desde la entrada en vigor del actual Reglamento de Facturación, la única forma legal y válida para rectificar una factura, es emitir una factura rectificativa, que es muy diferente a anular una factura ya emitida.
Cuando se ha cometido un error en una factura emitida no puede cancelarse sin más. En este post vamos a explicar los pasos que debes seguir para anular una factura ya emitida.
Vías para rectificar una factura emitida
Las facturas son documentos obligatorios, ya que, recogen una obligación de pago por la compra de un bien o por una prestación de servicios. Además, generan impuestos, y por tanto, una factura errónea daría lugar a un descuadre en las cuentas de una empresa y en el control tributario.
Si nos encontramos con una factura errónea, existen dos vías para solucionarlo: la nota de crédito o la factura rectificativa. Elegir una u otra dependerá de la forma de corregir la información. Es decir, si se desea anularla para rehacerla correctamente de nuevo, o rectificar una ya emitida. Lo vemos a continuación.
¿Cuándo anular una factura ya emitida?
Para anular una factura debe hacerse mediante una nota de crédito o nota de abono, las cuales, mantienen la misma numeración que las facturas ordinarias, y recogen todos los datos reflejados en la factura errónea pero con signo negativo. Esto genera una anulación completa de la factura original.
De esta manera sí se puede anular una factura, ahora bien, las prácticas fraudulentas pueden atraer inspecciones fiscales.
Por tanto, la cancelación de una factura es la emisión de una factura negativa y solo podrá realizarse cuando exista una justificación de peso, como por ejemplo, la devolución de un producto o la cancelación de un servicio por anticipado.
Está prohibido anular una factura para emitir una nueva por la misma operación.
No obstante, con la emisión de las notas de abono se consigue una mejor aclaración del movimiento que queda anulado, para posteriormente, facturar correctamente.
¿Cuándo rectificar una factura ya emitida?
En el momento que se aprecia el error en una factura emitida, debemos emitir una nueva factura o documento sustitutivo.
Si la factura errónea no se puede anular, tenemos que emitir una factura rectificativa aportando la información correcta.
A diferencia de la nota de crédito, las facturas rectificativas tienen una numeración propia, y no siguen la secuencia de las facturas ordinarias. Además, deben incluir la identificación de la factura errónea sobre la que actúan.
Ahora lo más importante a tener en cuenta a la hora de contabilizar una factura rectificativa es que su signo no tiene porqué ser negativo, ya que, puede complementar a la factura errónea y no ser un exceso sobre la factura original.
Para el caso de rectificar los datos identificativos de una factura, bastará con hacer visible que es una factura rectificativa, con una serie numérica diferente a la original e indicar el motivo de la modificación.
Por ejemplo, si en la factura original aparece equivocada la denominación social del cliente, habría que señalar en el concepto que es una rectificación por nombre del destinatario.
Pero, si la rectificación corresponde al importe, afectando al tipo de IVA o las cuotas de IVA, podemos rectificar de dos maneras:
- Emitir una factura rectificativa solo con el importe de la corrección, la cual, irá con signo negativo o positivo, dependiendo del caso.
- Emitir una factura indicando el importe correcto directamente, incluyendo en el concepto las cantidades erróneas de la factura original que vamos a rectificar.
¿Factura rectificativa o nota de abono?
En general, las facturas rectificativas tienen un mayor alcance que las notas de abono, ya que, pueden afectar a una factura ya liquidada con anterioridad y son más aceptadas a efectos contables.
Es más, se debe acudir a ellas cuando el error de la factura no se haya detectado, principalmente antes de que se haya elaborado la declaración trimestral de IVA.
Una vez que hayas determinado los errores de la factura ya emitida, debes comunicarlo al receptor de la factura para evitar discrepancias en las liquidaciones de IVA.
Actualmente, los programas de facturación y contabilidad son grandes aliados a la hora de evitar cometer errores cuando emitimos una factura.
Normalmente, introducen los datos por ti y permite enviar múltiples facturas a la vez, con comunicación real con el cliente y automatizando el envío de facturas.
