En una factura toda la información que hay presente es importante. No debe sobrar ningún dato y, sobre todo, hay que tener en cuenta la vinculación que representa cada número, cada concepto.
Uno de los muchos datos que hay presentes en la factura es la fecha de vencimiento.
En teoría la fecha de vencimiento de una factura especifica la fecha límite en la que un cliente debe pagar el importe adeudado.
Tenemos dos conceptos más asociados, la fecha de emisión y el plazo de pago.
La fecha de emisión es el momento en el que se emite la factura. Por su parte, el plazo de pago es el tiempo que se otorga desde la fecha de emisión hasta la fecha de vencimiento para abonar el importe. Normalmente son 30, 60 o 90 días.
Podemos verlo con una fórmula muy sencilla:
Fecha de emisión + Plazo de pago = Fecha de vencimiento
Son conceptos clave y, teóricamente, bastante sencillos de entender. Pero como siempre, un ejemplo deja más clara cualquier teoría:
Si emitimos una factura el día 1 de enero con un plazo de pago de 30 días, la fecha de vencimiento sería la siguiente:
1 de enero + 30 días = 31 de enero
Esto significa que el cliente tiene hasta el 31 de enero para abonar el importe de la factura. A partir de ese día, entraría en impago con la empresa.
¿Por qué se utiliza incorrectamente la fecha de vencimiento?
Es una práctica muy habitual poner de vencimiento la misma fecha de emisión. Tanto si se espera un pronto pago, como si se ha acordado un plazo de vencimiento.
Este detalle en la factura genera un descuadre muy importante que tiene consecuencias que se deben tener en cuenta.
Visto con el ejemplo es mucho más fácil de entender:
Si emitimos una factura el día 1 de enero con la fecha de vencimiento el mismo día, tendríamos la siguiente fórmula:
1 de enero + 0 días = 1 de enero
En la práctica, estamos emitiendo un documento legal y vinculante, que expone que el cliente entra en deuda desde el mismo momento en que se emite la factura.
El hecho de indicar un plazo de pago que exceda a la fecha de vencimiento ya genera una incoherencia en la factura:
¿¿1 de enero + 30 días = 1 de enero??
Pero más allá de la vinculación legal, el problema más importante de poner la misma fecha de vencimiento que la fecha de emisión, es que la empresa no tiene capacidad para estimar correctamente cuándo va a cobrar sus facturas y, por tanto, cuánto dinero líquido va a tener en cada momento.
Multiplica esta situación por todas las facturas emitidas diariamente en una empresa. En algunos casos puede suponer un gran obstáculo para tener una estimación de tesorería óptima.
Consecuencias de poner mal la fecha de vencimiento
Cada empresa puede sufrir distintas consecuencias por poner la misma fecha de vencimiento que la fecha de emisión.
A continuación, nos centramos en aquellas que suelen ser más frecuentes e importantes:
- Afecta a la gestión de cobros de la empresa. En teoría, desde el mismo momento en que se emite una factura, el departamento de cobros debería ponerse ya en marcha para recuperar la deuda.
- Afecta al estado financiero de la empresa. Si la situación se repite continuamente y en muchas facturas, la compañía verá en riesgo su liquidez.
- Dificulta las estimaciones en tesorería. Sin capacidad para prever cuándo se va a cobrar, es difícil hacer un plan para afrontar los pagos que tiene la empresa y muy fácil entrar en un endeudamiento.
- Dificulta la fiscalidad de la empresa. Si ponemos fechas de vencimiento automáticas con respecto a fechas de emisión, pueden coincidir en días clave como festivos o cierres trimestrales o anuales.
Triniom y la importancia de una fecha de vencimiento correcta
En Triniom este factor también es de gran importancia. Si los clientes ponen la misma fecha de vencimiento que la fecha de emisión, nuestras estimaciones de cobro y la planificación de la liquidez de esa empresa no se podrán estimar de forma correcta.
En nuestra plataforma puedes gestionar todas tus ventas a crédito con una información muy útil para evitar que se produzcan impagos de tus clientes. Sin embargo, si todas las facturas tienen la misma fecha de vencimiento que de emisión, en la práctica es como si vendieras realmente al contado.
Queremos concienciar a todos los profesionales de la importancia que tiene poner correctamente la fecha de vencimiento. Si, además, eres cliente de Triniom o quieres serlo y aprovechar nuestra plataforma para asegurar la liquidez en tu empresa, dale la importancia que merece a cada dato en la factura y registra una fecha de vencimiento correcta, con respecto a cuándo emites la factura. La diferencia es importante y los beneficios, instantáneos.
