La gestión de cobro de facturas representa el seguimiento que se hace a un pago pendiente, desde el mismo momento en que se emite la factura.
Pese a lo que se plantea en muchas empresas, no es algo de lo que solo deba preocuparse un comercial o el responsable de una cuenta de cliente, sino que también es relevante para otros departamentos como el de tesorería.
La previsión de pagos es muy importante para controlar la liquidez de la empresa y para evitar incurrir en situaciones de deuda o impago.
El objetivo de esta gestión de cobro de facturas será siempre intentar garantizar su pago en el período estipulado y reducir la demora todo lo posible, en caso de que se supere.
Gestión de cobro: Tipos de facturas
La gestión de cobro puede ser distinta dependiendo del tipo de factura que se realiza. Principalmente diferenciamos dos tipologías.
Por un lado están las facturas al contado. Son aquellas que reciben el pago en el momento preciso de la entrega de un producto o servicio.
La gestión de cobro en estos casos es inmediata y no suele requerir mayor dedicación que la confirmación de recibirla y su consecuente archivo.
Por otro lado están las facturas emitidas a crédito, que son las que sí van a necesitar una gestión de cobro más avanzada.
Estas facturas suelen tener períodos de pago estipulados, que suelen ser de 30 a 60 días naturales, desde el momento de la emisión de la factura.
La gestión de cobro de estas facturas comienza desde el momento en que se emiten, confirmando que se ha recibido por parte del cliente correctamente.
El día de pago acordado se debe confirmar su abono o, de lo contrario, comenzar un seguimiento de la deuda.
Prevenir el impago de facturas
La gestión de cobro de facturas es un proceso delicado, que requiere responsables y recursos dedicados a ello, sin que suponga mayor rentabilidad a la empresa, ya que se está solicitando el pago de un servicio o producto ya entregado.
Por estos motivos, lo ideal en una gestión óptima de cobro de facturas es la prevención del impago, es decir, asegurar de la mejor forma posible que se va a cobrar la factura emitida en el plazo previsto.
Desde Triniom ofrecemos distintas herramientas financieras que pueden servir a mejorar la prevención de impagos.
En primer lugar el seguro de crédito, la mejor opción para no correr riesgo de impago.
Este seguro de crédito se puede adquirir por deudor o por operación:
- Con el seguro de crédito por deudor obtienes cobertura de todas las operaciones con ese cliente.
- Con el seguro de crédito por operación, cubres facturas de operaciones específicas, que consideres que tienen riesgo de impago.
Además del seguro de crédito, con Triniom puedes reducir la probabilidad de impago de facturas aprovechando el módulo de clientes potenciales.
Con él podemos comprobar los principales indicadores que necesitamos saber del cliente, como el riesgo de impago que presenta, su límite de crédito o el índice de comportamiento en sus pagos.
A la hora de plantearse una nueva operación comercial con este cliente, nuestro módulo clientes potenciales analiza diferentes factores:
- Período de vencimiento de la factura.
- Método de pago.
- Posible periodicidad existente de la facturación con el cliente.
- Información financiera y mercantil de ese cliente.
- Información propia de nuestra base de datos.
Analizando esta información, calculamos unos indicadores con los que se muestra si es recomendable o no aceptar una operación de crédito con ese cliente.
Si está «aprobada» se indica el límite de crédito asociado y si está «aprobada con condiciones», te decimos qué sería conveniente modificar de la operación para reducir el riesgo.
Gestión de cobro con Triniom
Una estrategia de gestión de cobro de facturas debe tener en cuenta muchos factores.
El primero de ellos, la antigüedad y experiencia con el cliente. El impago puede ser una situación excepcional (motivada por falta puntual de liquidez o incluso por descuido) o de lo contrario puede ser una práctica habitual.
También es distinta la gestión de cobro de una factura que ha superado recientemente el plazo de pago, respecto a otra factura de la que haya pasado más tiempo y ya se hubiera solicitado al deudor en repetidas ocasiones su pronto pago.
En Triniom te ofrecemos una herramienta efectiva, con la que mejorar la gestión de cobro de facturas, sin tener que dedicar tantos recursos de la empresa a ello.
En primer lugar, te ayudamos a simplificar esta gestión automatizando las acciones relacionadas, con envío de emails al cliente, o avisos al comercial responsable para que contacte con él por el impago.
Para una distribución adecuada de tus recursos, te ayudamos a priorizar tus acciones de cobro mediante indicadores con los que saber qué facturas intentar recobrar antes, reduciendo así la probabilidad de que el impago sea irreversible.
Además, también te ofrecemos una visualización del estado total de tu deuda en todas las perspectivas posibles, ya sea deuda en plazo, deuda vencida y esta última desglosada en diferentes tramos, según los días de retraso acumulados.
Todas estas herramientas las tienes disponibles desde la misma plataforma de Triniom, para que puedas hacer una gestión de cobro de facturas lo más optimizada posible.
