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La importancia de la digitalización de facturas

Índice
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Desde el pasado 29 de septiembre de 2022 la facturación electrónica en España es el único sistema permitido en operaciones comerciales entre empresas y autónomos.

Es conocida bajo el nombre de «Ley Crea y Crece» y se publicó oficialmente como Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas.

Se trata de una iniciativa que se engloba en el Plan de Recuperación y Resiliencia español y que tiene, entre otros, el objetivo de impulsar la digitalización en las empresas y también combatir la morosidad derivada de métodos tradicionales de facturación.

En realidad, se trata de una oportunidad para todas las pymes de aprovechar las numerosas ventajas que ofrece la digitalización de facturas que, además, gracias a plataformas como Triniom puedes sacarle el máximo partido a dicha digitalización con un interfaz intuitivo para su gestión y seguimiento.

Te contamos a continuación algunas de las ventajas que tu empresa puede aprovechar con las facturas digitales, desde el mismo momento en que son integradas en tu sistema de facturación.

Reducción de costes con facturas digitales

Las facturas digitales ofrecen la posibilidad de una comunicación online inmediata, ya sea por correo electrónico o mediante otra metodología acordada con el cliente.

Con ellas es posible enviar la información de facturación al instante a clientes y proveedores, evitando el uso de papel y los gastos asociados al envío.

En este sentido el ahorro de costes es directo. No se envían las facturas por papel y se elimina este gasto. Pero también ofrece un ahorro indirecto, dado que los recursos asociados a esta tarea pueden ser orientados a otras necesidades de la empresa de las que obtener mayor rentabilidad.

Reducción del error humano

Una de las mayores ventajas que tiene la automatización y envío de facturas digitales es que reduce la posibilidad de error a casi cero.

Una vez confirmada la plantilla de envío, con todos los datos relativos a cada operación comercial, la comunicación periódica con las facturas correspondientes se completa por parte del sistema de facturación sin variables imprevistas.

El sistema está preparado para evitar que se introduzca un número o fecha de factura incorrecta, que haya algún error en la información del cliente o el concepto del trabajo, así como también que se produzcan errores en la contabilidad de cada pedido. Todo ello sí es un riesgo de que se produzca por un error humano. Riesgo que eliminamos con la facturación digital, así como todos los problemas asociados, sobre todo en cuanto a retrasos en pagos por datos incorrectos.

Reducción de la morosidad con la facturación digital

Una de las mayores ventajas de la facturación digital (y también objetivo clave por el que se impone legalmente) es la reducción de la morosidad en la medida de lo posible.

Muchas deudas surgen por una falta de comunicación óptima entre empresa y cliente, así como por el retraso en el envío de facturas. Con una plataforma digital este proceso se puede automatizar (por ejemplo, si se realiza un día concreto todos los meses) y se procede a una comunicación oficial, puntual y directa con la que no hay lugar a dudas o a negociación, salvo que el cliente quiera ponerse en contacto de forma personal.

Pese a que esto no se evita totalmente el riesgo de morosidad, aunque sí lo reduce de forma considerable y hace mucho más fluida la relación comercial con los clientes, sobre todo con aquellos con los que se realizan operaciones comerciales con mayor frecuencia.

La facturación digital y la consulta de información

Una de las mayores ventajas de contar con sistemas digitales para todo lo relativo a la facturación, es el almacenamiento de la información en la nube.

Además de ser una metodología segura y que te permite el acceso desde cualquier sitio con tu usuario y contraseña, también ayuda a la gestión documental.

La consulta de facturas pendientes o abonadas se puede hacer de forma inmediata desde una base de datos digital, que siempre está accesible.

Es posible consultar la información las 24 horas del día, desde cualquier dispositivo o sistema informático con conexión a Internet y las correspondientes claves de entrada.

Gracias a un archivo digitalizado de la facturación, tendrás siempre a mano la información que necesitas, de forma inmediata y con exactitud en los datos.

Aprovecha el número de factura, el nombre del cliente o un margen de fechas para hacer la consulta que desees y en apenas un clic tendrás en tu pantalla toda la información que necesitas.

El factor sostenibilidad

En la actualidad toda medida que ayude a la sostenibilidad también es importante, entre otros motivos porque esto ayuda a que la empresa ofrezca una imagen con respecto a su compromiso en reducir la huella de carbono en su proceso productivo.

El envío de facturas digitales, como también su archivo y gestión, elimina el uso de papel y todos los gastos derivados de su impresión, envío y recepción. Esto ayuda además a reducir gasto energético y emisiones contaminantes.

La facturación digital, por tanto, es un proceso más sostenible y con un menor impacto medioambiental, que ayuda a tu pyme a ser una empresa más comprometida con el entorno.

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