Todas las pymes quieren llevar el mejor control fiscal posible de sus gastos deducibles, ya que pueden desgravárselos y con ellos, reducir el importe final de impuestos que debe pagarse a Hacienda periódicamente.
¿Qué son los gastos deducibles de una pyme de cara a Hacienda?
Se identifican los gastos deducibles como aquellos que son inherentes a la actividad económica de la pyme y que, por tanto, se pueden deducir fiscalmente.
Para esta deducción fiscal, Hacienda tiene en cuenta dos factores importantes, el IVA (Impuesto de Valor Añadido) y el Impuesto de Sociedades.
Requisitos de los gastos deducibles
La Ley de IVA en su artículo 95 expone claramente que solo se puede deducir el IVA soportado si los bienes y servicios están directa o indirectamente relacionados con la actividad de la pyme.
Con respecto al Impuesto de Sociedades, los gastos que podremos deducirnos de IVA e IRPF también tendrán que cumplir ciertas condiciones.
Por tanto, para poder identificar si un gasto es deducible, tenemos que tener claros estos requisitos que deben cumplir. Son los siguientes:
- Tendrá que estar contabilizado en el registro que lleve la empresa de pérdidas, ganancias, inversiones, gastos o el concepto correspondiente.
- El gasto que queramos deducir tendrá que estar justificado con una factura, un ticket, en la nómina, etc.
- Todo gasto para deducir se imputará en el mismo ejercicio que se devengue, por eso es importante realizar este proceso dentro de las fechas estipuladas para ello.
- Además, debe haber correlación entre los ingresos y los gastos, es decir, que cualquier gasto que queramos deducir siempre tendrá que estar relacionado con nuestra actividad económica y contribuir a conseguir ingresos y/o beneficios.
Gastos deducibles para una pyme
La Agencia Tributaria no ha emitido de forma oficial un listado completo de todos los gastos que una pyme puede deducirse, pero conociendo los requisitos, sí es posible identificar qué se puede deducir y qué no.
Además, aquí os dejamos constancia de qué gastos deducibles son los más frecuentes para cualquier empresa:
- Gastos de personal: Cotizaciones a la Seguridad Social y gastos derivados de la contratación de personal (nóminas, pagas extra, indemnizaciones, gastos en formación, la cesta de navidad, dietas, etc.).
- Arrendamientos: Alquiler de inmuebles, vehículos y maquinaria, así como servicios de financiación relacionados como renting o leasing.
- Consumos de explotación: Toda inversión o compra en materias primas y mercaderías que sirvan para realizar la actividad profesional.
- Mantenimiento: Aquellos gastos necesarios para conservar o reparar cualquier bien relacionado con la empresa.
- Bienes de inversión: En este caso es necesario tener calculado un plan de amortización en el que se planifiquen los gastos imputables cada año.
- Servicios profesionales externos: Pagos realizados a asesores fiscales, abogados, comerciales, etc.
- Gastos financieros: Referentes a préstamos, créditos, intereses por demora y similares.
- Gastos en relaciones públicas: Tanto hacia clientes como a proveedores o acreedores (aquí no debe superarse el 1% del volumen del negocio).
- Gastos en otros servicios: Procedentes del uso de transportes, de inversión en publicidad, gastos en suministros de agua, gas y/o electricidad, etc.
- Tributos fiscalmente deducibles: Como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) o el Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
Si también nos interesan los gastos a deducir de cara al Impuesto de Sociedades, tenemos otros conceptos que podemos incluir:
- Actividades de investigación, desarrollo e innovación tecnológica (I+D+i).
- Deducciones por la creación de empleo y por contratar a trabajadores con discapacidad.
- Inversiones en producciones cinematográficas, gastos en producción, así como también exhibición de espectáculos en directo de teatro y música.
A todos estos gastos deducibles hay que sumar también las pérdidas por insolvencia. Se trata de todas aquellas pérdidas ocasionadas por un deudor que ha impagado sus facturas a la pyme.
Lo ideal es evitar los impagos de las facturas y, en caso de producirse, iniciar una gestión de recobro efectiva. Sin embargo, la ley también permite deducirse estas pérdidas, si se cumplen las siguientes condiciones:
- Deben haber transcurrido 6 meses desde el vencimiento de la factura.
- Que el deudor esté declarado en concurso.
- Que el deudor esté procesado por alzamiento de bienes.
- Que todas las obligaciones se hayan reclamado vía judicial.
¿Qué gastos no puede deducirse una pyme?
Por lo general, si un gasto no está relacionado con la actividad económica de la empresa, no es deducible. Aún así muchas pymes cometen el error de intentar deducir gastos que no deberían.
Estos son los gastos no deducibles que más se suelen confundir:
- Gastos del teléfono móvil: Excepto si su uso es exclusivo para la actividad económica.
- Gastos del vehículo: Excepto si el vehículo constituye la única herramienta de trabajo, como sucede con los transportistas o taxistas, entre otros.
- IVA fuera de plazo: No podrás deducirte impuestos soportados en gastos que corresponden a trimestres anteriores.
- Multas y sanciones: Las multas de circulación, de aparcamiento o las sanciones como las impuestas por presentar una liquidación de impuestos fuera de plazo.
- Operaciones comerciales realizadas en paraísos fiscales: En este caso, incluso aquellos gastos relacionados con tu actividad económica, si están realizados con personas o empresas residentes en un paraíso fiscal, no podrás deducirlos.
- Regalos o donativos: Siempre que no estén relacionados con la actividad económica.
