En un mundo en el que hasta las obras de arte centenarias están digitalizadas no tiene sentido seguir apostando por la documentación contable impresa. Abundan las plataformas fintech y de gestión que operan a partir de documentos digitales en formatos como el PDF y merecen la pena aunque solo sea por la reducción del impacto medioambiental. Lo que hay que tener en cuenta es, que llegados a este punto, el uso de la factura electrónica va a ser algo más recomendable, pasa a ser obligatorio.
Puede que a muchos de vosotros os parezca un paso muy natural e incluso tardío, pero en España aún hay muchas pymes que no emplean facturas electrónicas para sus productos y servicios. El objetivo de convertirlas en algo forzoso es reducir la morosidad, que es una de los problemas más acuciantes de la economía española actual y por el que existen plataformas de prevención de impagos como Triniom. Así se garantiza una mejor trazabilidad y un control de pagos mejorado. Se establece la obligatoriedad desde el Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) y lo dicta la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (también conocida como Ley Crea y Crece), aprobada el 17 de diciembre de 2021.
El caso, como hemos indicado, es que ya era una herramienta de uso común para muchas pymes. Su utilización durante el año 2021 aumentó un 23,1%, algo que permitió un ahorro directo de más de 2.300 millones de euros en costes de gestión. Haciendo una extrapolación, supone salvar 16.000 árboles de ser convertidos en facturas, casi todo gracias a la pequeña empresa.
Hay un lado negativo en estos datos: en el sector primario solo se usa factura electrónica en un 0,40% de las operaciones, prácticamente nada. El Kit Digital tiene entre otras misiones conseguir hacer este recurso algo mucho más extendido entre pymes y autónomos de todos los sectores.
Qué debe incluir una factura electrónica
En cuestión de elementos o requisitos, la factura electrónica es muy similar a la factura corriente legalmente válida. Debe incluir:
- La fecha de emisión y la fecha de las operaciones objeto de la operación (aunque sean la misma).
- Denominación social de la empresa emisora y destinataria. En caso de tratarse de un cliente particular, nombre y apellidos.
- El número de identificación fiscal del emisor de la factura y del destinatario. También su domicilio fiscal.
- Concepto de la factura, sea producto o servicio, con una descripción.
- Base imponible, tipo impositivo de IVA y retención de IRPF, cuando corresponda.
- Cantidad total destacada a cobrar tras hacer la operación de sumar la base imponible y el IVA, y restarle el IRPF.
- Método de pago solicitado y alguna instrucción sobre el cobro si es pertinente.
Este archivo debe elaborarse en formato XML para la Administración Pública y en cualquier otro formato para la relación entre proveedor y cliente (PDF, XML, JPEG, TXT, HTML, DOC, XLS, GIF…). Se pueden elaborar de forma gratuita con Facturae, un portal y una aplicación lanzados por el propio Gobierno para hacer posible este paso de la transformación digital.
Se dará a demás la circunstancia de que las facturas electrónicas incorporarán la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», para indicar que el documento será localizable para su verificación en la Agencia Tributaria.
La factura electrónica, a partir de ahora
La obligatoriedad de la factura electrónica será inapelable a partir de este verano, por lo que muchas empresas deberán acelerar su transformación digital. Es un hecho: más de la mitad del tejido empresarial español no está digitalizado. Está previsto que presenciemos un crecimiento anual de su utilización del 17% hasta el 2030.
Esa novedad supone una oportunidad de negocio inmensa para el sector de las nuevas tecnologías, fintech, SaaS y servicios Cloud Computing. Muchas empresas están trabajando para homologarse según requerimientos para cubrir esta necesidad en sus clientes.
Ventajas de la factura electrónica
Repasando lo dicho, podemos enumerar las siguientes virtudes indiscutibles asociadas a la facturación electrónica:
- Reduce costes, tanto de impresión como de envío y administración.
- Es más sostenible y rebaja el impacto medioambiental de la actividad empresarial en todos los sectores.
- Rebaja los periodos de cobro y palia la morosidad: si el tiempo de gestión y envío de la factura es menor, cobramos antes.
- Mediante certificados digitales y complementos de ciberseguridad y encriptación se convierten en documentos blindados y más seguros.
Un sistema de facturación electrónica combinado con una plataforma de control de cartera de clientes y prevención de riesgos en las operaciones a crédito como la nuestra es un sistema de crecimiento garantizado.
