La factura proforma es un documento informativo que recoge los detalles de una compraventa de bienes o servicios que posteriormente se identificarán en una factura.
Es importante dejar claro que la factura proforma es un resumen o un adelanto de una operación comercial, por lo tanto, no tendrá ninguna validez fiscal ni contable.
Es decir, para poder cobrar esta operación, será necesario que la empresa emita una factura de venta normal.
¿Qué es una factura proforma?
Se define la factura proforma como un documento de compraventa de bienes o servicios, donde su función principal es indicar una operación para presentársela a un cliente.
Este tipo de factura proforma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación u oferta de venta. También se emiten las facturas proformas para que tu cliente se documente de los detalles del producto o servicio que demanda, de manera que sólo tengas que convertir la factura proforma en factura ordinaria.
Otra cuestión a tener en cuenta es que nunca una factura proforma puede sustituir a una factura ordinaria. Lo que sí puede sustituir es un borrador de una factura u oferta comercial por un servicio o producto que ha sido previamente contratado por el cliente.
¿Cómo se elabora una factura proforma?
Aunque ya sabemos que una factura de venta y una factura proforma no son lo mismo, sí que en la práctica se elaboran de forma muy similar.
Los elementos que tienes que incluir en una factura proforma son:
- Debe indicarse en el documento de forma visible el título que indique que es una factura proforma.
- La fecha de la factura para poder ubicarla en el tiempo.
- Los datos del emisor al igual que en las facturas ordinarias, nombre completo o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal, etc.
- Los datos del receptor que identifiquen al cliente, nombre completo o razón social, NIF o CIF, etc.
- Descripción del servicio o producto que vendes, así como la cantidad, precio unitario y el total.
- La base imponible que está formada por la suma del importe de los productos o servicios.
- El importe de IVA y retenciones a aplicar.
- El total de la factura.
- Firma y sello de quien emite la factura proforma.
A diferencia de las ordinarias, la numeración en las facturas proforma no es necesario. Esto es debido a que no tienen validez fiscal y tampoco se van a contabilizar, por tanto, no necesitan tener número de factura.
Usos de una factura proforma
Entre los usos más destacados de las facturas proformas está el poder facilitar al comprador de los detalles de la operación, de manera que, si el cliente la acepta, puedes emitir la factura ordinaria para su futuro cobro.
También se utiliza en el comercio internacional, donde el vendedor remite la factura proforma al destinatario para que cuente con toda la información del producto o servicio que va a recibir.
Además, si tienes relación como exportador con el cliente de forma habitual, puedes sustituir la oferta comercial por tu factura proforma.
Este tipo de facturas proformas las emite el exportador para explicar las condiciones a las que está dispuesto vender su mercancía siendo el vendedor quien emite las facturas proforma.
Por tanto, se considera una factura proforma el origen de un acuerdo comercial. Además, se recomienda que se usen para hacer una oferta comercial, o cuando envías muestras de tus productos para darlos a conocer.
Otro uso habitual de la factura proforma es a la hora de solicitar un préstamo para adquirir un bien o servicio, ya que, en ella se detalla toda la información para que la entidad de crédito acepte dicho documento acreditativo.
A la hora de crear un presupuesto y querer darle un aspecto más formal podemos usar la factura proforma, en la cual se especificarán todos los aspectos comerciales de manera detallada.
Y, por último, si una pyme trabaja con el extranjero, se usará la factura proforma como el justificante de envío de productos sin coste, como pueden ser muestras enviadas a nuestros proveedores para dar a conocer el producto o como justificante para tramitar licencias de importación.
Últimas recomendaciones sobre la factura proforma
A modo de conclusión, cuando estemos ante una factura proforma tenemos que tener en cuenta que es un documento de compraventa, pero que no tiene validez fiscal ni contable. Además hay que evitar confundirla con una factura ordinaria, ya que, tiene otras utilidades como hemos explicado.
Asimismo, en el caso de prestación de servicios será más útil emitir un presupuesto que una factura proforma, ya que, no siempre se puede saber qué servicios finales se llevarán a cabo a un cliente.
