Reclamar una factura impagada es una de las responsabilidades más importantes y delicadas para cualquier pyme.
Ponerse en contacto con un cliente para decirle que no ha pagado sus deudas tiene un doble inconveniente. No es agradable para ninguna de las partes, pero igualmente debe hacerse porque es imprescindible para la empresa.
Por este motivo, es importante organizar bien la reclamación de impagos. Cuándo realizarla, cómo garantizar su efectividad y cómo agilizar el proceso para que a nosotros nos suponga el menor esfuerzo posible.
Qué es la reclamación de impagos
Ninguna empresa quiere tener facturas impagadas. Una buena gestión de riesgos puede ayudar a reducir este problema, pero en algunos casos es inevitable.
En la gestión de cobros siempre debemos valorar la necesidad de organizar una estrategia de reclamación de impagos.
Para esta estrategia hay que escoger una metodología que ayude a comunicar a un cliente que tiene facturas impagadas y ofrecerle soluciones prácticas, con las que resolver la deuda con la empresa.
Hay muchas características importantes que pueden determinar el éxito de la acción (es decir, conseguir cobrar la factura impagada) y sus consecuencias, sobre todo la relación que se mantendrá con el cliente a partir de entonces.
Cuándo reclamar una factura impagada es clave. Un mal control de la reclamación de impagos nos ocasionará problemas de liquidez y posibles deudas de la empresa, al no tener fondos para asumir los gastos.
Pero al mismo tiempo debemos dar un poco de margen a los clientes, dado que pueden tener motivos justificados que les han obligado a un retraso en los pagos.
Cómo reclamar una factura impagada también es decisivo. Hay mucha diferencia entre hacer una llamada amigable por parte del comercial de la cuenta y, en el otro extremo, enviar una carta de reclamación oficial. Entre ambas hay muchos más métodos. Todos están a nuestro alcance.
Además, tenemos que contar con la máximo información posible, sobre todo en empresas con grandes cantidades de facturas.
Esto significa tener identificado qué deuda está vencida, qué ageing de deuda se tiene, si ya se han hecho con anterioridad acciones de cobro o si todavía no se ha contactado con el cliente, etc.
A la hora de decidir cómo afrontar la reclamación de una deuda, también hay algo que debemos preguntarnos: ¿cuántos recursos estoy dispuesto a invertir para cobrar esta factura?
Algunas empresas tienen departamentos completos de reclamación de impagados. Son profesionales dedicados específicamente a reclamar deudas con la empresa.
Los recursos necesarios para estas reclamaciones son considerables, tanto en tiempo como en personal volcado en estas tareas, además de no ser la mejor opción para mantener una buena relación al cliente.
Recibir la llamada de alguien de la empresa a quien no se conoce reclamando una factura que no se ha pagado, cuanto menos tensa la relación comercial con el cliente.
Para evitar estos inconvenientes y optimizar la gestión de cobros, podemos aprovechar un sistema de automatización en la reclamación de impagos.
Automatizar la reclamación de impagos con Triniom
La opción de automatizar la reclamación de impagos nos evita gran parte de estos problemas, sobre todo en el tiempo que debemos dedicar.
Con una herramienta adecuada, podemos programar las acciones que deben producirse, en caso de que un cliente deje una factura impagada, a partir de un plazo concreto.
Triniom te ayuda a automatizar la reclamación de impagos con la máxima eficiencia posible en todo el proceso.
La herramienta te permite identificar la deuda que tienes actualmente con cualquier cliente, un pago pendiente de cobro o facturas que ya están vencidas.
De forma muy rápida puedes visualizar toda esta información y así podrás organizar tus acciones de cobro de forma mucho más efectiva.
En Triniom, además, tienes opciones que te ayudarán en todo el proceso. Por ejemplo, puedes crear tareas internas de cobro de deuda como reclamar el pago con un email automático.
De esta forma, envías inmediatamente un correo electrónico al cliente, informándole de forma personalizada sobre una factura impagada.
En este correo, puedes ofrecerle opciones de resolución que se adapten a sus necesidades. Desde el pago efectivo de la deuda, hasta un medio de contacto, para ver más detenidamente qué factura está impagada y qué puede haber sucedido.
Con Triniom también puedes asignar a un comercial la tarea de llamar al cliente, si al pasar cierto tiempo del plazo de pago de una factura, no se ha recibido el ingreso.
Así el comercial sabe cuándo debe dedicarse a la reclamación de una factura impagada y puede organizar su agenda de trabajo, para ponerse en contacto con el cliente lo antes posible. Un contacto que será personal, cercano y por parte de alguien a quien el cliente ya conoce. Y todo esto desde la plataforma, optimizando al máximo todo el proceso de cobro, al mismo tiempo que se mantiene una buena relación con el cliente.
