El requerimiento de pago de facturas impagadas es, probablemente, la tarea empresarial más desagradable de todas las que puede desempeñar un departamento de ventas o contabilidad. En nuestra feliz idea de lo que significa sacar una PYME adelante pensamos que las operaciones a crédito van a ser siempre pagadas en tiempo y forma, y cuando no es así entramos en un escenario bastante antipático. ¿Te suena?
En este post queremos darte algunos consejos sobre la gestión de facturas impagadas para que actúes con asertividad y sin dar pasos en falso. Es un campo en el que tenemos experiencia,. Esperamos que te sean útiles.
Define una estrategia de cobro con seguro de crédito
¡Más vale prevenir! Antes de que se presente la ocasión tienes que tener claro un protocolo detallado a poner en práctica cuando se produce un impago o un retraso anunciado. Has de tener una política de empresa al respecto para aplicar a todos los clientes por igual, para no dar trato de favor ni desigual a ninguno. Establece los límites de días que estás dispuesto a esperar antes de reclamar una factura, si puede haber alguna excepción, si hay algún límite de cuantía para realizar operaciones a crédito… Todo esa previsión se la puedes transmitir al cliente para que esté informado desde el primer momento, y la puedes cruzar con su política de pago a proveedores para saber si sois compatibles.
No obstante, no todo puede ser previsto. Frente a las facturas impagadas que puedan generarse de forma inesperada puedes protegerte con un seguro de crédito que te garantice el reintegro, y para mayor seguridad con menor complicación, puedes aplicar un seguro por factura independiente o sólo para cubrir las facturas de un deudor concreto con Triniom. ¡Regístrate gratis!
No insistir cuando no merece la pena
Cuando se produce un retraso en el pago de una factura no conviene enemistarse en la primera fase. No merece la pena insistir en la deuda contraída con un cliente si ello no va a provocar el pago. Controla los automatismos que generen esa insistencia y maneja bien los tiempos, porque insistiendo de forma impersonal puedes alejar al cliente deudor y destruir la confianza mutua.
Averigua el por qué
Uno de los ejercicios que mejores resultados da en la gestión del cobro de facturas impagadas es la escucha activa. Deja que el cliente deudor hable, se explique, pregúntale por los detalles para saber exactamente cuál es el motivo por el que no ha pagado y qué intenciones tiene. Lo peor que puedes hacer es pensar o decir: “Ese no es mi problema”. Una táctica empática va a generar un mayor sentimiento de responsabilidad en el deudor y te va a aportar a ti la información necesaria para saber la envergadura del problema (y te puede colocar en los primeros de la lista a la hora de cobrar).
Envía recordatorios, no avisos
Para que tus comunicaciones con el cliente deudor no sean frías o tensas puedes convertirlas en simples recordatorios, a modo de resumen, en el que sencillamente menciones el concepto de la factura, la fecha y la cantidad, con la intención de que no se olviden los datos. No hace falta que añadas el número de avisos que has dado para que se sienta más culpable, probablemente ya le duela tener facturas sin pagar.
Emociones fuera
En el mundo de los negocios hay que dejar las emociones fuera de la oficina, más aún si ese cliente que tiene un retraso o un impago es alguien de cierta confianza personal. Hay historias realmente dolorosas. Sé asertivo, pero frío y justo. Ve al grano en tus comunicaciones con educación hablando claramente del perjuicio que te causa esa deuda concreta. Pero nunca caigas en reproches ni amenazas, ni en reproches velados o amenazas veladas (hay muchas formas sutiles de ser agresivo). Esto puede estancar cualquier posible negociación.
Sé realista
Una vez que sepas el porqué del impago y conozcas la situación a la que se enfrenta ese cliente, sé realista. Enfoca el escenario en el que te encuentras y mide las posibilidades reales de cobrar esa factura y los plazos a los que puedes aspirar a exigir. Si llegas a una conclusión objetiva y plausible, no te bajes de ella. Pero tampoco pidas imposibles si sabes que lo son, porque la frustración es gravemente perjudicial.
Aprende la lección y adquiere experiencia
De todo se aprende, y de las facturas impagadas también. Vuelve al principio ocasionalmente y revisa tu política de empresa con respecto a estos casos, porque puede que una cláusula más te pueda ayudar en un futuro o que un seguro de crédito para proteger aquellas operaciones que sean dudosas te permitan dormir mejor. ¡Prueba gratis Triniom y nos cuentas!
